Leerdoel 2

‘Gedurende mijn stageperiode overzicht krijgen binnen mijn nog te voltooien taken op een dusdanig niveau dat het mij niet kan verhinderen in mijn werkzaamheden.’

Gedurende mijn stage begon ik te merken dat ik het overzicht begon te verliezen over mijn nog te voltooien taken. Omdat ik dit zelf geen prettig gevoel vond en het mogelijk gevolgen voor mijn collega’s kon hebben besloot ik om het voor persoonlijk leiderschap als leerdoel te kiezen. Hierbij heb ik mijn twee acties gecombineerd.

Actie 1: Het boek ‘De kleine Allen’ lezen

Actie 2: Het in de praktijk uitproberen van verschillende methodes die ik gedurende mijn research had gevonden. 

Allereerst ben ik begonnen met het lezen van het boek ‘De kleine Allen’ van Arjan Broere & Ruben Verzijl. Dit kleine boekje is een samenvatting van het bekende boek ‘Getting Things Done’

Al vroeg in het boek kwam de herkenning. Dit begon bij het ‘losse einde’ een actie die je niet direct uitvoert. De gedachte dat je het nog moet uitvoeren komt altijd op het moment dat het niet uitkomt. Een voorbeeld hiervan is een bestand dat je nog sturen naar een collega naar aanleiding van een overleg.

Om deze losse eindjes te verzamelen ben ik begonnen met het gebruik van de applicatie Evernote.

Nadat ik de app een tijdje had gebruikt merkte ik dat hij een groot nadeel voor mij persoonlijk had. Namelijk er zijn geen categorieën met betrekking tot de prioriteit van de taken te maken. Hierdoor belanden de losse eindjes te veel op één hoop. 

Daarom ben ik vervolgens van Evernote overgestapt naar een simpel Word document. In dit document heb ik een tabel gemaakt bestaande uit drie verschillende categorieën.

• Korte termijn
• Middel termijn
• Lange termijn

Het werken met categorieën vond ik persoonlijk heel fijn werken. Als toevoeging hieraan heb ik de regels van taken waar al een begin aan is gemaakt geel gemarkeerd. Doordat het Word document in de cloud stond was het zowel op kantoor als thuis op mijn laptop of telefoon te openen. 

Wel miste ik een laagdrempelige manier op constant herinnert te worden aan de te voltooien taken. Vooral het even snel voltooien van een korte taak ontbrak bij de werkwijze met het Word document. De oplossing hiertoe kwam in de vorm van kleine gekleurde briefjes. De rode briefjes waren korte taken van enkele minuten. De oranje briefjes waren taken die minimaal een uur zouden kosten om uit te voeren en waarbij er geen dringende haast geboden was. De blauwe briefjes waren tijdrovende taken die weliswaar uitgevoerd moesten gaan worden, maar niet op korte termijn. 

De tweede tip uit het boek waar ik dankbaar gebruik van heb gemaakt is het reflecteren op de to do lijst. Hiervoor heb ik een standaard moment gekozen. In mijn geval was dat de maandag ochtend. Tijdens deze reflectie bekeek ik of er taken waren die: in een andere categorie moesten, op een andere door mij uitgevoerd konden worden of ik beter kon uitbesteden.

Dankzij de eerder beschreven werkwijze merkte ik dat ik het verloren overzicht weer terugkreeg. Ook ging gevoelsmatig mijn productiviteit omhoog.

Om te controleren of de stijging van productiviteit niet enkel gevoelsmatig was, maar ook daadwerkelijk had plaatsgevonden ben ik feedback gaan verzamelen van collega’s. Hierbij heb ik gekozen voor drie collega’s waarmee ik het meeste te maken heb. 

Allereerst heb ik feedback gevraag aan Nikki. Zij is van de administratie en onderhoud het contact met de franchisenemers. Doordat de franchisenemers regelmatig met ideeën, opmerkingen of taken komen zet zij die door aan mij. Onderstaand interview heb ik met haar gehouden

Justin: “Hoi Nikki, zoals je weet heb ik voor school twee leerdoelen moeten kiezen. Eén hiervan had te maken met het gestructureerder gaan werken. De afgelopen weken heb ik hiervoor verschillende acties ondernomen. Nu is mijn vraag aan jou of je verschil merkt op dit gebied tussen mijn eerste weken bij LesGO en nu?”

Nikki: “Slim dat je het leerdoel hebt gekozen. We kunnen je wel eens overspoelen met allerlei taken die uitgevoerd moeten worden. Ik heb zeker verschil gemerkt tussen je eerste tijd hier en hoe je nu werkt. In het begin gebeurde het nog wel eens dat ik ergens om vroeg en het een tijdje duurde voordat het gebeurde. Dan leek het net alsof je het even vergeten was. Tegenwoordig voor je korte taken direct uit en als iets langer duurt dan komt dit echt doordat het een tijdrovende klus is.”

Vervolgens heb ik dezelfde vraag die ik aan Nikki had gesteld voorgelegd aan Sjoerd. Hij is mijn stagebegeleider en tevens oprichter van LesGO. Zijn reactie was als volgt.

“Er is absoluut een verschil te merken tussen je eerste weken bij LesGo en nu. Tegenwoordig betrap je mij er zelfs wel eens op dat ik iets vergeten ben. Wellicht moet ik er ook maar eens aan de slag gaan haha. Binnenkort komen ook de planningsborden van de marketing binnen. Dit zal je wellicht nog verder helpen om meer overzicht te krijgen binnen de marketing.”

Ten slotte heb ik dezelfde vraag gesteld aan Amber. Zij is salesmanager binnen LesGO.
“Ik weet van mijzelf dat ik nogal ongeduldig kan zijn. Dit heeft in je beginperiode wel eens gebotst, maar je hebt het absoluut goed opgepakt. Ook je productiviteit ligt hoger dan voorheen. Dit zou natuurlijk ook kunnen komen doordat je meer je draai binnen LesGO hebt gevonden en beter weet hoe dingen werken”

Ik kijk terug op een geslaagd leerdoel. Mijn nog te voltooien taken zijn geen chaos meer in mijn hoofd en mijn collega’s ervaren mijn doorgemaakte verandering positief. Mijn huidige werkwijze zou ik ook zeker voortzetten in mijn verdere werkende leven,